Hoe maak ik optimaal mogelijk gebruik van Teams?

We schreven al eerder over Microsoft Teams. Onze ervaring is dat mensen het soms omslachtig vinden. Toch is het een goed hulpmiddel om verbonden te blijven met je teams en efficiënt (samen) te werken, waar je ook bent. In deze blog delen we 6 tips om meer uit Teams te halen.

1. Efficiënter vergaderen

Uit onderzoek blijkt dat mensen het gevoel hebben dat ze 52% van hun werktijd inefficiënt bezig zijn. Zoeken naar informatie, onnodige onderbrekingen en inefficiënte vergaderingen, het zorgt voor de nodige frustratie. Door Teams in te zetten voor online vergaderingen, voorkom je dit. Alles wat je nodig hebt voor een vergadering, staat overzichtelijk op één plek. Met de chatfunctie voeg je heel simpel agenda, voorbereidende documenten en andere gespreksonderwerpen toe. Eindeloos door je mail scrollen op zoek naar die voorbereidende mail? Verleden tijd. Tijdens de vergadering zelf, werk je samen aan documenten en ontwikkel je ideeën in realtime met het digitale whiteboard. Na afloop van de vergadering vind je alles wat je nodig hebt – notulen, actiepunten en opnamen – in de chat. Heerlijk overzichtelijk.

2. Samenwerken aan bestanden in Microsoft Teams

Als je op afstand werkt, is het natuurlijk heel handig als er toch een manier is om samen te werken aan bestanden. In Microsoft Teams kun je samenwerken met je collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen. Vanuit een document kun je ook een chat of vergadering starten zodat je de wijzigingen kunt bespreken. Nooit meer een ontplofte mailbox met tig versies van een document, waarvan niemand meer weet wat de goede is. Gewoon alles bij elkaar in één naadloos geïntegreerd samenwerkingsplatform.

3. Online live evenementen maken

Live bijeenkomsten met het management, trainings- of andere evenementen? Het zit er nog steeds niet in. Met live evenementen van Microsoft Teams kom je wel heel dichtbij. Je kunt virtueel vergaderen met – en presentaties geven aan – maar liefst 10.000 deelnemers binnen of buiten je organisatie. Zo hou je toch al die thuiswerkers op de hoogte, zonder dat je iedereen individueel moet benaderen.

4. Apps en bots gebruiken

Met apps kun je nóg meer doen in Microsoft Teams. Je kunt apps en bots die je vaak gebruikt binnen je organisatie gebruiken in zowel chats als kanalen. Zo kun je bijvoorbeeld een of meer Planner-tabbladen uit Microsoft Planner toevoegen aan je Teams-kanaal. Je kunt de status van bestaande taken bijhouden en een melding ontvangen als er een nieuwe taak aan je wordt toegewezen.

5. Profiteer optimaal van je mobiele Microsoft Teams-app

Microsoft Teams is ook beschikbaar voor je mobiele telefoon. De perfecte manier om ook onderweg op de hoogte te blijven van discussies. Zo hoef je niets meer te missen. Maar je kunt ook je persoonlijke grenzen bewaken stille uren en dagen op te geven in de instellingen van je mobiele Microsoft Teams-app. Zo kom je ook eens toe aan je broodnodige rust.

6. Tot slot: wees inclusief

Zorg dat iedereen waarmee je werkt, optimaal betrokken blijft, bij elkaar en bij de organisatie. Vraag mensen om tijdens een Teams-meeting hun video aan te zetten zodat je kunt zien met wie je praat. Schakel live ondertiteling in, zodat ook mensen die jouw taal niet vloeiend spreken, of mensen die slechthorend zijn, de vergadering kunnen volgen. Neem de vergadering op zodat mensen die de vergadering niet kunnen bijwonen, achteraf de opname kunnen bekijken en op de hoogte blijven van de beslissingen en acties. Moedig je team aan om samen te werken en ideeën te delen in hun eigen taal in de chat of kanalen. Met de vertaalfunctie kunnen alle teamleden de boodschap vertalen in hun moedertaal. Zo kan iedereen heel eenvoudig ideeën en opmerkingen delen en een bijdrage leveren aan het teamwerk. Waar ze zich ook bevingen.

Interesse?

Laten we eerlijk zijn, de meeste ICT-oplossingen kun je ook bij de buurman halen. Maar of je ook precies die oplossing krijgt die jouw organisatie nodig heeft, en of die ook zodanig geïmplementeerd wordt dat jij en je medewerkers daar blij van worden, dat is nog maar de vraag. Benieuwd hoe wij zorgen dat jouw medewerkers blij worden van de nieuwe manier van werken? Neem vrijblijvend contact op via 0575 – 746 010 of via contact@consulutions.nl. We denken graag met je mee!