Hoe kan ik mijn medewerkers veilig laten e-mailen?

Een leven zonder e-mail kunnen we ons niet meer voorstellen. Hoewel het enorm veel voordelen met zich meebrengt, schuilen er ook wat gevaren in de digitale post. Hoe zorg je er nu voor dat het e-mailverkeer in jouw organisatie zo veilig mogelijk verloopt?

Een ongeluk zit in een klein – digitaal – hoekje

Het is ons allemaal weleens overkomen. Je stuurt een mail door en tussen de geadresseerden staat iemand die die ene mail nou net niét had mogen ontvangen. Maar dan is het kwaad al geschied. Of een medewerker stuurt wat gegevens van een klant door en vergeet het BSN-nummer te verwijderen. En tsja, om aan de AVG te voldoen, mogen organisaties buiten de overheid alleen iets met een BSN-nummer doen als dat wettelijk is bepaald. Natuurlijk mogen dit soort fouten niet gemaakt worden, maar in de waan van de dag gaat er nu eenmaal weleens wat mis. Foutje, bedankt.

Veilig Mailen

Heel veel van dit soort oeps-momentjes kun je voorkomen met de optie Veilig Mailen. Geen nieuw softwarepakket, geen extra handelingen of ingewikkelde instructies, maar volledig geïntegreerd in de bestaande Outlook-omgeving zoals bijna iedereen die vandaag de dag kent. Gewoon een extra knopje in je standaard mailomgeving, die we helemaal kunnen inrichten naar jouw wensen.

For your eyes only

Dankzij de optie Veilig Mailen kun je bijvoorbeeld vastleggen dat een ontvanger een bepaalde mail wel kan ontvangen en bekijken, maar dat hij of zij de mail niet mag doorsturen. Die mogelijkheid wordt dan geblokkeerd. Op het moment dat je dat aanvinkt dat er privacygevoelige gegevens in een mail staan, zoals bijvoorbeeld het BSN-nummer van een medewerker of klant, wordt die automatisch onleesbaar gemaakt, zodat je netjes aan de AVG blijft voldoen. Welke indeling je maakt en hoever je daarin gaat, dat bepaal je helemaal zelf. Het maakt bij Veilig Mailen niet uit of de ontvanger werkt met Office 365, GMail, Hotmail of willekeurig welk ander mailpakket. Iedereen, zelfs op mobiel, kan een versleuteld bericht ontvangen en openen. Wel zo praktisch!

Interesse?

Interesse in de optie Veilig Mailen of ben je benieuwd hoe je jouw medewerkers efficiënt, veilig en stabiel kunt laten werken met Office 365? Laat het ons weten. Neem vrijblijvend contact op via 0575 – 746 010 of via contact@consulutions.nl. We denken graag met je mee!